1、明確目的：規范傳真文件的接收、發送和傳真設備的使用管理，確保傳真文件和傳真設備正常、高效運行。

2、確定職責：傳真機主要服務于公司往來公務函件的傳送和接收，并為公司相關人員提供必要的服務。操作人員應做到熱情服務，主動服務，保質保量。

3、傳真管理：

（1）傳真機由專人管理，其他人員不得隨意拆卸和移動。

（2）傳真機管理人員要有高度的責任心，熟悉機器性能及操作技術，及時、準確地完成任務。

（3）保持傳真設備清潔衛生，加強傳真設備的日常保養，按設備的使用說明定期維護，并對每次維修和保養做詳細記錄。

（4）傳真機一旦出現故障應及時與廠家或修理公司聯系，爭取在最短時間內修復，保持傳真機運轉正常。

（5）不得使用傳真機接打電話，保證傳真線路暢通。

（6）加強成本核算，注意了解設備配件和傳真機耗材的市場價格,對每次購進的耗材和設備進行詳細記錄。

（7）每年對傳真機服務的收支情況進行統計結算，并向主管領導匯報、交由財務部門備案。

4、傳真接收：

（1）對接收到的傳真函件，按“緊急”、“重要”、“普通”、和“垃圾”程度進行甄別分類。

（2）對接收到的重要傳真或私人函件，應及時登記并通知收件人，避免延誤工作。必要時請領取者在登記薄上簽字認可。

（3）對接收到的“內部明電”或標有“急”、“緊急”等字樣的傳真，應直接送交相關部門或接收者本人，并請領取者在登記薄上簽字認可。

（4）及時處理傳真垃圾產生的廢紙，保持傳真工作臺面整潔。

（5）傳真機管理人員對上一個規定工作時段以外或工休日接收到的傳真件要及時做好分類、分發或銷毀工作。

（6）節假日收到的傳真，一律由值班人員負責接收，緊急函件及時向值班領導匯報，并負責做好處理結果記錄，和普通函件一起于節假日后第一個工作日早晨移交給傳真管理員。

5、傳真發送：

（1）凡注有“不準翻印”及秘密標識的函件，一般不得傳真發送，確需傳真發送時，須經主管領導批準后做好登記備案，并在發送前通知接收人同步接收。

（2）會議通知等具有時限要求類的傳真，發送后要跟接收單位或接收人進行核實確認，并做好登記，避免遺漏。

（3）發送重要傳真函件，管理人員負責做好發送記錄。

（4）節假日的傳真發送，一律由值班人員負責并做好發送記錄，于節假日后第一個工作日早晨移交給傳真管理員。

最后，隨著技術進步，使用網絡傳真可簡化工作環節，提高工作效率。它不僅可以節省設備的購置費用和維護費用，還能實現無紙化管理，使信息溝通更加及時通暢，為企業實施現代信息化管理奠定了基礎。